Et hotel konference fungerer bedst, når lokaler, teknik, måltider og transport hænger sammen med dagens program. På Hotel Fredericia kan arrangører samle møder, hybrid deltagelse, restaurantbesøg og overnatning på samme sted. Det giver deltagerne en tydelig ramme for skiftene mellem fagligt indhold og pauser.
Her er hvad du skal vide: Hotel Fredericia ligger centralt i Trekantområdet og tilbyder fleksible møde- og konferencefaciliteter. Hotellets største konferencelokale har plads til op til 230 personer, mens naboen Fredericia Idrætscenter har et lokale med plads til op til 300 personer. Hotellet har desuden kursus- og konferencefaciliteter med plads til maksimalt 250 personer samt mindre møderum.
Før ankomst: transport og lokaleindretning
Få styr på ankomst, adgang og bordopstilling, inden deltagerne møder ind. Hotellet ligger tæt på E20 og Fredericia Banegård, og gåturen fra stationen er omkring én kilometer. Hotellet tilbyder transportarrangementer, herunder til og fra banegården. Skriv transportmulighederne ind i invitationen, så deltagerne kan planlægge deres ankomst.
Indret lokalet efter dagens aktiviteter, ikke kun efter antallet af stole. En præsentation kan kræve rækker med frit udsyn, mens gruppearbejde fungerer bedre med borde samlet i mindre enheder. Hotel Fredericias konferencelokaler og ruminddelinger er mobile og fleksible, så indretningen kan ændres, når programmet skifter karakter.
Gennemgå dagsordenen punkt for punkt, og notér, hvornår deltagerne skal lytte, tale sammen eller arbejde i grupper. Bed hotellet om at indrette rummet efter de forskellige aktiviteter. Hvis dagen rummer både oplæg og gruppearbejde, så aftal, hvordan lokalet kan omstilles uden lange afbrydelser.
De mindre møderum har fladskærms-TV, lærred og flipover. Det giver mulighed for at veksle mellem præsentationer og noter, som alle kan se. Til større arrangementer kan Fredericia Idrætscenters lokale indgå i planlægningen. Tjek, at indretningen giver oplægsholder og deltagere den kontakt, programmet kræver.
Teknik og deltagelse på afstand
Teknikken skal understøtte programmet uden at tage opmærksomheden fra indholdet. Alle mødelokaler har moderne AV-udstyr og hurtigt og stabilt WIFI. Kursus- og konferencelokalerne har loftmonterede VGA-projektorer og lofthængte lydanlæg. Send oplysninger om præsentationsformat og behov for lyd eller billedvisning til hotellet i god tid, og aftal, hvem der står for tilslutningen på dagen.
Skal nogle deltage online, kræver det planlægning af både lyd, billede og taletid. Aftal, hvordan deltagere på afstand får ordet, hvordan spørgsmål fra lokalet bliver hørt, og hvem der følger med i chatten. Hotellet tilbyder hybridmøder og live-konferencer med deltagere både fysisk og online. Bed om at få teknikken gennemgået og afprøvet med det program, I skal bruge.
Send mødematerialer digitalt, og skriv pauser tydeligt ind i programmet. Udpeg en mødeleder eller teknisk kontakt, som holder øje med deltagere på afstand. Uden en ansvarlig kan deres spørgsmål blive overset, mens samtalen fortsætter i lokalet. Det er særligt vigtigt ved oplæg med dialog eller afstemninger.
Et hotel konference kan rumme både fysisk fremmøde og deltagelse på afstand, men rollerne skal være tydelige. Aftal, hvem der starter udsendelsen, deler præsentationen og reagerer, hvis forbindelsen svigter. En teknisk prøve inden deltagerne kommer ind giver tid til at justere lydniveau og billedvisning uden at afbryde programmet.
Måltider og pauser som del af programmet
Madpausen er et skift i konferencedagen, som bør fremgå af programmet. Hotellets restaurant RYES serverer konferencemåltider, konferencemenuer og à la carte-retter. Fortæl restauranten om eventuelle kosthensyn, og aftal serveringen, så den passer til dagens tidsplan. Efter et længere oplæg giver et tydeligt afsat tidsrum deltagerne plads til både at spise og tale sammen.
Overvej, hvordan restaurantbesøget skal fungere socialt. En fælles servering kan give deltagerne tid til samtaler på tværs af fagområder. Hvis programmet er stramt, så aftal serveringstidspunkt og varighed med hotellet. Hotellet er bronzemærket i økologi; kontakt restauranten om menuens muligheder, hvis økologi skal indgå i jeres madvalg.
Pauserne skal stå tydeligt i programmet, også når de er korte. Skriv, hvornår næste punkt begynder, og hvor deltagerne skal mødes bagefter. En pause giver også plads til uformelle samtaler, som ellers let bliver skubbet til side af oplæg og praktiske beskeder.
Aktiviteter og overnatning samler konferencen
Efter længere tid i mødelokalet kan en aktivitet give dagen et andet tempo. Hotellet tilbyder teambuilding og aktiviteter, blandt andet i Fredericia Idrætscenter. Fortæl hotellet, om formålet er samarbejde, en fælles oplevelse eller bevægelse efter mødet, og vælg aktiviteten derefter. Teambuilding og aktiviteter hos Hotel Fredericia, blandt andet i Fredericia Idrætscenter, beskrives på hotelfredericia.dk.
En aktivitet kan ligge mellem faglige blokke eller efter dagens sidste oplæg. Tag højde for tøj, transport og tid til omklædning, hvis det er nødvendigt. Hotellet tilbyder 4 mountainbikes fra PRINCIPIA til leje sammen med justerbare og godkendte cykelhjelme. Undersøg, om cykling passer til deltagerne, og om aktiviteten kan indgå uden at presse resten af programmet. Når cykling overvejes som aktivitet, beskriver Hotel Fredericia udlejning af mountainbikes og godkendte cykelhjelme.
Ved en konference med overnatning kan deltagerne blive på stedet mellem programpunkterne. Best Western Plus Hotel Fredericia er et 4-stjernet hotel til konferencer og private ophold. Hotellet tilbyder Superior dobbeltværelse, Standard dobbeltværelse og Junior Suite; et Standard dobbeltværelse er 23 m2 og har plads til 2 gæster, mens en Junior Suite har plads til 6 gæster og op til 4 ekstra opredninger.
Gratis parkering og gratis WiFi på hele hotellet er blandt de praktiske faciliteter. Hotellet har også gratis fitnesscenter, gratis adgang til svømmehal, døgnbetjent reception og ladstander til elbil. Oplys deltagerne om faciliteterne, og aftal, hvordan værelser fordeles, hvis overnatning indgår i tilmeldingen.
Gennemgå hele forløbet med hotellet: ankomst, lokaleopsætning, teknik, måltider, aktivitet og overnatning. Bed om en samlet plan med kontaktpersoner og tidspunkter for de praktiske skift. Hotellet oplyser, at der i særlige tilfælde kan opnås fordelagtige weekendpriser på konferencer samt foreningsrabat. På https://hotelfredericia.dk/konference/ kan du læse om Hotel Fredericias konferencefaciliteter og mødemuligheder.
Et hotel konference fungerer bedst, når praktiske detaljer indgår i programmet fra begyndelsen. Med fleksible lokaler, AV-udstyr, restaurant, aktiviteter og overnatning samlet kan arrangøren give deltagerne en tydelig plan for dagen.
